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Stéphanie Roche

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #12 – Le Travail Hybride / Des rangements optimisés

ENJEU : Le sujet des rangements est largement ignoré dans l’aménagement des locaux, ou traité par à coup.

Il peut dès lors paraître bien éloigné de notre réflexion sur la marque employeur des avocats…

Pourtant, il s’agit d’un véritable enjeu impactant la configuration et la qualité des locaux.

📝 ETAT DES LIEUX :

Bien sûr la digitalisation progresse, mais les avocats continuent de manipuler beaucoup de papier.

Les meubles de rangements sont presque toujours :

❌ Disposés dans les bureaux des collaborateurs et le secrétariat, parfois même dans les couloirs,

❌ Et empilés en fonction de l’évolution des besoins.

Dans le même temps, nombre d’avocats se plaignent de manquer de place, sans avoir toujours les moyens de déménager pour plus grand….

📊 PROCESS :

Etape 1️⃣ : On trie !

Le volume des rangements doit faire l’objet d’une véritable réflexion qui commence par trier ses dossiers en s’interrogeant sur :

✅ Ce qu’on doit conserver d’un côté, et ce qu’on peut archiver et restituer aux clients de l’autre,

✅ Ce qu’on peut ensuite digitaliser dans les dossiers en cours.

Etape 2️⃣ : On organise !

Une fois les dossiers triés, il faut engager une véritable réflexion pour déterminer leur emplacement :

❎ Est-ce qu’on les range exclusivement dans le bureau des collaborateurs et/au niveau du secrétariat?

❎ Ou peut-on optimiser des espaces vacants tel un couloir ?

❎ Ou encore envisager de créer une salle dédiée (pas nécessairement très grande mais exploitée sur toute sa hauteur et sa surface) pour libérer de l’espace dans les autres espaces ?

Etape 3️⃣ : On investit !

Enfin, il faut s’interroger sur le type de rangements et parfois réfléchir à investir dans des rangements sur mesure.

📈 AVANTAGES :

Certes lorsqu’on est locataire, on peut avoir des réticences pour des raisons de coûts.

Toutefois, optimiser ses rangements c’est optimiser sa surface, donc avoir la possibilité de :

✅ Créer un ou des bureau (x) supplémentaire (s)

✅ Créer un espace collaboratif

✅ Ou juste avoir plus d’espace dans les bureaux existants, donc plus de confort.

Et optimiser sa surface c’est gagner en :

📈 Productivité
📝 Confort
✉ Confidentialité
🔥 In fine attractivité

Pour poursuivre notre série sur l’optimisation de l’espace, on verra pour qu’on peut aussi travailler sur sa modularité 🤔

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #11 – Le Travail Hybride / Comment designer son espace de travail

Dans le post précédent, on a vu qu’avant de structurer son espace, il faut au préalable auditer l’équipe (dans son ensemble) pour bien en comprendre le fonctionnement et donc les besoins.

🎯 OBJECTIF: Optimiser le travail, et donc l’expérience travail dans la droite ligne de la marque employeur.

De l’audit, il doit ressortir une typologie des espaces pertinents eu égard au fonctionnement du cabinet.

▶ Il existe deux types d’espaces : des espaces fermés et des espaces ouverts.

Ces espaces peuvent remplir une ou plusieurs fonctions, et appellent une décoration propre (tout en restant harmonieuse dans son ensemble avec l’identité du cabinet) :

❎ Espaces ouverts :

Ils sont généralement dédiés à:

➡Un usage d’accueil
➡ Un usage collaboratif, de réflexion, d’échanges, parfois informels

L’aménagement de ce type d’espace devra être propice à la réflexion : différentes assises, tables de travail modulables, paperboard, rôle de la couleurs etc…

L’intérêt de ces espaces ira grandissant concomitamment au développement du télétravail.

Le télétravail nécessite en effet de maintenir, et même de consolider, les liens entre l’équipe en trouvant des moments et des lieux spécifiques.

❎ Espaces fermés :

Ils sont généralement dédiés à:

➡ La concentration (bureau)
➡ La confidentialité (réunions clients)

Ils sont aussi souvent signe de prestige!

Leur décoration peut donc être plus neutre, selon aussi la liberté laissée par le cabinet dans la décoration de son propre espace.

Il s’agira aussi de réfléchir au type de rangements, ainsi qu’aux mobiliers et équipements adaptés à l’activité de chacun.

Par ex. on n’équipe pas une personne en contentieux de la même manière qu’une personne en conseil, ou qu’un secrétariat.

Bien sûr déployer ces différents espaces dépend de la surface de l’espace.

🔜 On verra dans les prochains posts les outils et process pour optimiser l’utilisation même de cette surface, en commençant par….la gestion des rangements 😅

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #10 – Le Travail Hybride / Comment designer son espace de travail – Etape 1

Designer son espace de travail permet de le rendre plus attractif et fonctionnel, participant ainsi à travailler sa marque employeur.

👉FOCUS / DEFINITION DU DESIGN :
Le design cherche à créer des nouveaux outils ou environnements à la fois esthétiques et adaptés à leurs fonctions.

Appliqué à l’aménagement de l’espace de travail, il implique de réfléchir l’espace comme un outil de gestion des équipes, de communication et de rentabilité financière pour l’entreprise.

Et pour la profession, dans le respect bien sûr de sa déontologie.

🤔COMMENT DESIGNER SON ESPACE DE TRAVAIL ?
Il faut prendre le temps de comprendre le fonctionnement de l’équipe… dans son ensemble !

Les associés n’en connaissent pas, en effet, tous les rouages !

Cet audit permettra d’identifier la typologie des espaces pertinents, ce que l’on verra dans le prochain post.

▶ Auditer l’équipe, c’est en comprendre le fonctionnement selon le profil et l’activité de chaque membre, notamment :

➡ Pour les collaborateurs/associés/secrétariat, c’est répertorier entre autres :
– Niveau d’expérience
– Activité
– Clientèle personnelle ou non
– Télétravail

Ces sujets impactant l’autonomie, le temps de présence utile au cabinet et donc les besoins d’occupation de l’espace.

Ces sujets impactant l’autonomie, le temps de présence utile au cabinet et donc les besoins d’occupation de l’espace.

➡ Projet à terme de recrutement et/d’association

➡ Accueil de stagiaire (s)

A ne pas négliger surtout si on veut les recruter dans un contexte de recrutement tendu….

➡ Répartition entre les activités de conseil et de contentieux

Ce sujet impactant notamment, le temps de présence, le volume de rangements nécessaires, ainsi que le mobilier adapté.

➡ Dossiers transversaux

Réunir des équipes différentes au sein du cabinet ou de cabinets tiers nécessite un espace de réunion qui ne soit pas nécessairement celui réservé aux clients, ni le bureau de l’associé en charge.

➡ Accueil des clients

Quelle est la pratique des associés : en salle de réunion ou dans leurs bureaux ?

➡ Degré de digitalisation des dossiers

🎯 OBJECTIFS : Cet audit permet de comprendre les besoins précis de l’équipe, et de faire des préconisations en termes d’agencement, de mobiliers, de répartition des collaborateurs dans les bureaux etc.

Il permet aussi, parfois, de faire remonter des sujets d’insatisfaction, plus aisés à évoquer dans ce cadre, qu’en tête à tête avec son associé…

🔜 Dans le prochain post, on expliquera comment, une fois les besoins de fonctionnement identifiés, structurer son espace pour y répondre efficacement.

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #9 – Valorisez vos locaux

Nous poursuivons notre réflexion sur le concept de marque employeur appliqué aux cabinets d’avocats.

Nous avons vu tout l’intérêt en termes d’attractivité d’un aménagement réfléchi, et comment précisément le penser de manière pertinente en s’attachant à son identité.

Intégrer cette réflexion n’est toutefois que le premier niveau de cette réflexion globale sur l’aménagement de son espace de travail.

🤔 Encore faut-il ensuite réfléchir à son agencement, autrement dit à la répartition de l’espace en fonction des besoins identifiés.

Cette réflexion je la déroulerai lors de prochains posts.

⏩ Dans le post d’aujourd’hui j’avais envie d’arriver directement au résultat, à la satisfaction de communiquer sur son nouvel espace, de valoriser l’investissement ainsi réalisé. 🙄 En principe du moins …… car même les cabinets ayant opté pour une décoration pointue ne communiquent pas sur celle-ci.

Parfois, la qualité des lieux et de la décoration est montrée, mais quasi rien sur le sens de ceux-ci. Quelle occasion manquée !

ALORS POURQUOI NE PAS COMMUNIQUER SUR SON NOUVEL ESPACE DE TRAVAIL ?

Quelques éléments de réponse (au-delà de la question de la confidentialité) :

❌ Les cabinets n’y pensent pas

❌ Ou ils y pensent mais selon eux cela n’apporterait rien de plus à leur image au sens de compétence

❌ Cela pourrait même donner une image parfois décalée par rapport à l’image classique de la profession

❌ Davantage, montrer de nouveaux locaux pourrait signifier, aux yeux de certains clients, des honoraires augmentés

Pourtant les clients, et bien sûr les candidats, attendent un exercice plus moderne, plus proche de leur propre modèle.

❎ MAIS COMMENT COMMUNIQUER ?

Quelques propositions :

✅ Actualiser son site internet : par ex. montrer son équipe dans sa nouvelle salle de réunion, plutôt que sur un fond blanc…

✅ Organiser des évènements de type vernissages, petits déjeuners…

❎ Organiser des conférences

🎯 POUR QUELS RESULTATS ?

Cette pratique ne peut que renforcer les relations nouées par les cabinets :

➡ Avec les clients qui doivent concevoir l’espace du cabinet comme partie intégrante de leur relation de travail avec leur conseil.

➡ Avec l’équipe et les candidats qui doivent concevoir l’espace de travail proposé comme un facteur d’attractivité et une partie intégrante de la qualité de leur collaboration.

🔜 Dans les prochains posts, je vous détaillerai comment agencer son espace de travail.

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #8 – Exemple d’une décoration de cabinet pertinente

Dans mon précédent post, j’ai expliqué l’importance d’aligner sa décoration sur son identité, au-delà de sa seule image.

🎯 OJECTIFS :
Les clients comme les candidats doivent « retrouver » l’avocat dans son espace de travail.

Cet espace reflète, même inconsciemment, sa manière de travailler et même d’être.

🎬 EXEMPLE CONCRET:
J’ai travaillé pour les bureaux principal et secondaire d’un cabinet spécialisé en droit du travail, du sport, des sociétés et de la famille.

La décoration a été conçue autours deux critères principaux :

▶ Retrouver la charte graphique du cabinet avec la réalisation d’un papier peint sur mesure intégrant un cabochon rose vif reprenant une couleur de son logo

▶ Retrouver l’univers du sport avec une sélection de photos et d’objets.

Dont le fameux sac de sport qui a conquis le client 🥊

Le sport représente aussi des valeurs de discipline, de dépassement et de solidarité, qui font écho y compris auprès de clients qui ne consultent pas dans ce domaine.

Crédit papier peint : Audrey Mercier qui a fait un avant/après top 👌 pour le bureau principal
Crédit photo n°1 et n°2 : @mariedubrulle.studio

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #7 – Concevoir une décoration cohérente avec son identité

Dans la continuité de mes précédents posts, l’aménagement de son espace de travail doit être une pierre angulaire de sa marque employeur.

🤔 COMMENT ?
Comment procéder pour créer un espace attractif ?

Suffit-il de faire beau ou fonctionnel ?

C’est la base.

↪ Mais l’enjeu véritable est que l’aménagement du cabinet doit être conforme à l’identité du cabinet, qui dépasse sa seule image.

▶ Alors quelles sont les composantes de cette identité ?

✅ En premier lieu, la personnalité des associés (âge, centres d’intérêts, posture dans leur relation clients etc….)
✅ La charte graphique (logo) et le site internet
✅ Le type de droit pratiqué
✅ La typologie de la clientèle traitée, ce qui implique d’intégrer le niveau de facturation

L’aménagement doit bien évidemment intégrer aussi les contraintes d’un espace professionnel en lien avec l’image de la profession (on évite les poufs ou le babyfoot 😅).

 OBJECTIF :

🚫 A minima : les clients ne doivent pas se sentir perturbés voire gênés lorsqu’il découvre l’espace de travail de leur avocat, compte tenu l’image qu’ils en ont via son site, sa personne ou encore les recommandations qu’ils ont pu recueillir.

🔝 Au mieux : cet espace doit être cohérent et même peut-être révéler davantage la personne de l’avocat, et donc sa manière de travailler.

🔜 Dans le prochain post, je vous présenterai un exemple concret d’un aménagement créé en cohérence avec l’identité d’un cabinet.

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #6 – Que vos locaux soient aussi attractifs pour vos partenaires !

Pourquoi s’intéresser aux partenaires des cabinets sous l’angle de la marque employeur ? En réalité, la modernisation de la profession ne limite pas à attirer des profils d’avocats performants et innovants.

Elle dépasse le cadre de l’activité juridique à proprement dite.

Elle passera par la capacité des avocats à fédérer d’autres compétences sous forme de réseaux, d’associations ou de partenariats, pour gagner en plus-value dans le service rendu et ainsi se démarquer.

Dans cette configuration, l’avocat et son espace de travail constituent l’épicentre de cette agrégation de compétences.

❓ Première question : Comment attirer ces partenaires ?

↪ Une nouvelle fois, l’espace de travail de l’avocat doit manifester, au sens de revendiquer, son savoir-faire ET son savoir-être.

Il peut ainsi devenir un critère de sélection et donc différenciant.

❓ Seconde question: comment faire travailler ensemble des professions ?

Elles ont des déontologies et des pratiques différentes, ou encore un statut particulier tels les free-lances répandus dans le domaine de la communication ou du web.

Un avocat qui crée une Legal tech, peut-il accueillir un développeur, un web designer ou un communicant dans son cabinet, autrement dit dans le même espace que ses clients et ses collaborateurs ?

↪ Pour permettre une collaboration pluri professionnelle efficace, l’avocat doit réfléchir à son environnement de travail comme un espace également polyfonctionnel, à la fois :

➡ En adéquation avec sa propre pratique,

➡ Innovant en termes d’équipements, de process et de typologie d’espaces de travail pour correspondre aux propres codes et pratiques de ses partenaires.

↪ Options:

✅ Ces différents professionnels peuvent travailler chacun à distance, dans leur propre espace, et se réunir de manière ponctuelle

✅ Pour le cas des Legal tech, il peut être décidé de scinder, au sein du cabinet, les activités avec des espaces propres (et une identité propre).

Cette organisation implique de réfléchir, en amont, en termes d’agencement de l’espace et d’équipements.

❌ Ce sujet enfin ne doit pas être négligé.

Ces partenaires sont également des ambassadeurs du cabinet, à l’instar des collaborateurs!

Ils participent donc, en particulier ceux dont c’est le métier, à l’image extérieure du cabinet.

Ces différents posts sur réfléchir sa marque employeur pour gagner en attractivité grâce à l’aménagement de son espace de travail nécessite de réfléchir à la conception même de son aménagement.

Cette réflexion sera développée dans les prochains posts.

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #5 – Aménager vos locaux pour attirer et fidéliser vos collaborateurs!

Autre sujet INCONTOURNABLE de compétitivité des cabinets ! On poursuit notre analyse du concept de « marque employeur » appliqué aux cabinets, en se plaçant aujourd’hui du côté des collaborateurs.

❌ CONSTAT :
Jusqu’à présent la difficulté pour les cabinets, et au-delà pour la profession, résidait (et réside encore) dans la fidélisation des collaborateurs.

Aujourd’hui, recruter même des collaborateurs devient difficile.

Le statut social attaché à la profession n’y suffit plus, ni même la réputation d’un cabinet ou encore le niveau de rétrocession.

En tout cas, il ne suffit plus à « compenser » les griefs récurrents formulés à l’encontre du métier (équilibre vie personnelle / professionnelle, hiérarchie ou statut de collaborateur), a fortiori au sein d’une profession largement féminisée.

 

❎ ENJEU :
Le véritable enjeu n’est pas tant de recruter de bons exécutants.

Il s’agit de recruter des profils moteurs du développement du cabinet et d’attractivité clients, en attente, on l’a vu, d’un service plus créatif et innovant (cf lien en commentaire).

Or, ces profils se rejoignent sur l’importance accrue de l’espace de travail dans le choix ici d’un cabinet, car il reflète le management.

✅ SOLUTION :
Proposer à ses collaborateurs, comme aux candidats, un espace de travail attractif nécessite d’intégrer les sujets clefs suivants :

➡ Décorréler « agencement » et « statut » : l’associé n’a plus nécessairement droit au plus grand bureau 😅 , ce qui impacte aussi le sens de la hiérarchie,

➡ Corréler « occupation de l’espace » et « gestion du temps et du lieu de travail » (présentiel vs travail à distance), ce qui signifie intégrer de nouveaux modes de travail,

➡ Créer des espaces spécifiques stimulant la réflexion, c’est-à-dire adaptés à chaque fonction et facilitant les échanges, ce qui implique de sortir d’une vision étriquée du cabinet (lieu exclusivement fermé dédié au seul travail).

⚠ SINON DANGER :
Redevenir attractif pour cette nouvelle génération passera donc par intégrer que l’aménagement des locaux est une pierre angulaire du management.

A défaut de se mettre au diapason des standards en la matière, les cabinets prennent le risque d’être définitivement délaissés et dépassés par la concurrence (et pas seulement au sein de la profession), voire critiqués publiquement par exemple sur les réseaux sociaux …

Pour finir sur ce sujet, après les clients et les équipes, on abordera un dernier aspect peu évoqué, à savoir l’attractivité du cabinet auprès de ses partenaires tout aussi nécessaires à son développement.

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #4 – Faites de vos locaux, un vecteur d’attractivité des clients !

Sujet INCONTOURNABLE de compétitivité des cabinets ! On poursuit notre analyse du concept de « marque employeur » appliqué aux cabinets, en se plaçant aujourd’hui du côté clients.

En effet, la stratégie employeur ne cible pas uniquement l’équipe ou les candidats.

Elle sert in fine à gagner en qualité de service rendu aux clients, et ce faisant au développement de l’activité.

Plusieurs phénomènes s’imposent aux cabinets pour les obliger à réfléchir à leur environnement de travail comme composante de leur relation clients:

➡ Sous l’effet d’une concurrence accrue, les avocats doivent démontrer leur « plus-value » en faisant preuve d’innovation et de créativité dans le service rendu aux clients.

Cette évolution implique d’innover dans leur manière de travailler,

➡ Les échanges à distance n’ont fait que renforcer l’enjeu d’une rencontre physique entre les clients et les avocats.

Les clients sont dans l’attente d’échanges efficaces nécessairement conditionnés par un environnement de travail de qualité,

➡ Les entreprises clientes se sont saisies en interne de ce sujet à travers une réflexion plus globale sur la qualité de vie au travail.

Autrement dit, les clients doivent se reconnaître dans l’environnement de leur conseil, et peuvent même en faire un critère de sélection.

Les avocats doivent donc se mettre au diapason en justifiant :

✅ D’un espace de travail confortable pour l’ensemble de l’équipe (pour ne plus voir une belle salle de réunion ou un grand bureau d’associé versus des collaborateurs à l’étroit dans un petit bureau…),

✅ Et d’un espace de réflexion cohérent avec les propres standards de la clientèle.

Une fois qu’on a intégré ces signaux, il faut que l’aménagement renvoie les bons messages aux clients 🤔

Les clients doivent:

✅ A minima être rassurés dans la prise en charge de leur dossier,

🎯Idéalement, se sentir en phase avec l’image de l’avocat et de ses locaux selon leur propre environnement professionnel, leur personnalité, leur vision de l’avocat, leur budget etc…

Comment aligner son aménagement avec son image sera développé ultérieurement.

Mais dans le prochain post, j’insisterai sur le fait que mettre en place une véritable stratégie d’aménagement est tout aussi indispensable pour attirer et fidéliser des profils pertinents.

In Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #3 – Plus qu’un espace de travail !

Suite à mon précédent post sur l’intérêt de réfléchir à l’impact de l’environnement de travail à l’aune du concept « marque employeur », comment justement les locaux participent à la marque employeur des cabinets ?

Cette question implique, à mon sens, de définir des locaux conçus le plus souvent de manière réductrice : une adresse, un espace de travail🤔

En réalité, ils sont plurifonctionnels :

Un espace matériel, c’est-à-dire un lieu d’accueil, de travail et d’échange avec l’équipe, mais également les clients et les partenaires du cabinet, ou encore les candidats,

Un outil de management,

Une composante de l’image et de l’attractivité du cabinet.

Or, la décoration et l’aménagement du cabinet envoient des messages et (pré) conditionnent la perception de toutes ces personnes 🙄:

« Où vais-je travailler ? », « Dans quel environnement mon avocat et son équipe travaillent-ils ? », mais aussi « Avec qui vais-je travailler ? ».

Il faut donc être vigilant à ce que les locaux envoient les bons messages quant au « savoir travailler ET être » au sein du cabinet.

C’est l’objet de cette série, et on commencera par aborder dans le prochain post, plus en détail, l’impact de l’aménagement auprès des clients comme vecteur d’attractivité.