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Chronique Marque Employeur

Avocats, Vos locaux, votre identité #17 – Le Travail Hybride / Choisir son espace de travail

Dans mes précédents posts, j’ai évoqué les bénéfices pour tous du travail hybride à la condition d’une organisation bien réfléchie.

Il est souvent limité au télétravail (à domicile). Il faut désormais intégrer le coworking, y compris pour les collaborateurs !

Focus/Coworking

Ces espaces collectifs dédiés aux avocats permettent de :

✅ Accueillir les avocats dans un espace aménagé et équipé pour respecter les contraintes de la profession, en premier lieu la confidentialité,

✅ Sortir du cadre d’un cabinet classique, parfois cher et rigide,

✅ Bénéficier de plus en plus souvent de services (ex.: conférences), s’alignant ainsi sur la pratique des coworkings hors la profession.

Alors, quelle solution de travail hybride ?

Le télétravail et le coworking répondent à des besoins spécifiques, en fonction aussi du statut et de l’activité de l’avocat.

❎ Concentration vs Echanges

➡ Le télétravail offre une concentration optimisée.

Mais il peut entraîner à la longue une certaine solitude, outre en particulier la gestion éventuelle de la présence d’une famille.

➡ Le coworking permet justement de sortir de ce cadre personnel qui ne convient pas à tous, de rencontrer d’autres confrères.

Autre sujet que j’ai voulu aborder : la gestion de la clientèle.

❎ Gestion de la clientèle

➡ Le coworking permet de bénéficier d’une salle de réunion, à l’inverse du télétravail.

En revanche, il semble plus difficile, en termes de lisibilité et même d’image, de recevoir des clients du cabinet en dehors de celui-ci pour l’avocat collaborateur.

En outre, si le télétravail peut être entendu par les cabinets, il peut leur sembler plus difficile de prendre en charge du coworking en plus de leurs locaux…

➡ Le coworking paraît dès lors plus adapté pour les collaborateurs qui ont des dossiers personnels.

Pour ces derniers, ce type d’espace peut être particulièrement propice pour:

✅ Gagner en autonomie
✅ Travailler dans un cadre plus serein parfois que leur cabinet
✅ Travailler en confiance grâce à la présence d’autres avocats.

Le coworking est, enfin, bien évidemment adapté pour les avocats exerçant à leur compte comme une alternative, même temporaire, à prendre des locaux fixes.

🔜 Après ces différents posts sur le travail hybride, une des clefs en devenir de l’attractivité des cabinets, je vais proposer un panorama des différents espaces pour expliquer comment les optimiser.

Premier espace: l’accueil au sujet duquel il y a beaucoup de choses à dire !

Avocats, Vos locaux, votre identité #16 – Le Travail Hybride / Choisir son espace de travail

Pour bénéficier de tous les avantages du travail en distanciel, un incontournable (en devenir) de l’attractivité des cabinets, encore faut-il intégrer des prérequis d’organisation et un accompagnement de l’équipe.

💡CONDITIONS TECHNIQUES :

✅ Avant tout, assurer la sécurité et la confidentialité des échanges

✅ Mettre en place un processus de numérisation et de partage des documents pour assurer une continuité à distance du traitement des dossiers

✅ Mettre à disposition à l’équipe d’un ordinateur portable.

Tout cela représente bien sûr un investissement.

📈 Mais gardez en tête qu’il peut être compensé par une gestion optimisée de :

✅ L’espace
✅ La motivation et de la performance de l’équipe.

💡 CONDITIONS ORGANISATIONNELLES :

L’externalisation du travail peut aboutir à distendre les liens sociaux, et donc impacter tant la cohésion que le suivi des dossiers.

Quelques propositions d’actions pour prévenir ces aléas :

✅ Instaurer un planning de la présence de l’équipe, par ex. assurer la présence d’au moins un membre de chaque équipe tous les jours au cabinet.

✅ Assurer si besoin sa mise en œuvre progressive, par ex. à raison au début d’un jour de travail.

✅ Garantir sa pérennité, autrement dit ne pas changer de planning toutes les semaines.

💡 CONDITIONS MANAGERIALES :

Instaurer du distanciel suppose, outre une organisation rigoureuse, d’anticiper le maintien de la cohésion de l’équipe.

Là encore quelques préconisations:

✅ Instaurer des moments d’échanges, prioritairement physiques, même informels, par ex. : institutionaliser un petit-déjeuner hebdomadaire.

✅ Assurer une égalité de traitement, tous éligibles collaborateurs comme associés (!).

✅ Moduler le distanciel en fonction notamment de l’expérience, de la distance entre le domicile et le cabinet, ou encore de la vie familiale.

🎯 POUR QUELS IMPACTS ?

Instaurer du distanciel, c’est instaurer de la flexibilité, avec à la clef, une nouvelle approche de son management et de son espace de travail.

🔜 Cette flexibilité offerte par le travail hybride est aussi permise car il existe aujourd’hui différentes modalités pour travailler à distance, que j’évoquerai dans le prochain post.

Avocats, Vos locaux, votre identité #15 – Le Travail Hybride / Flexibilité

On a vu que le travail hybride est devenu un incontournable d’une offre de travail attractive, participant ainsi à la marque employeur.

L’affirmer c’est bien. Encore faut-il convaincre, en démontrer tous les bénéfices de mettre en place une véritable politique de travail hybride, tant pour les collaborateurs que les associés !

❎ BENEFICES / COLLABORATEURS :

Le travail hybride représente pour les collaborateurs :

✅ Un levier de motivation
✅ Un levier d’autonomie
✅ Donc, un levier de performance

On insiste ici! Le travail hybride ne représente pas seulement un « droit » pour les collaborateurs. Il implique de leur part responsabilité.

En effet, il faut une grande discipline (et aussi maturité peut-être) dans la conciliation vie personnelle/vie professionnelle hors des « murs » du cabinet.

❎ BENEFICES / ASSOCIES :

Introduire du distanciel offre aussi des perspectives pour le cabinet :

✅ Optimiser sa surface et donc le coût de ses locaux.

Différentes options en effet se présentent aux associés qui mènent cette réflexion :

1️⃣ Conserver la même surface ou le même nombre de bureaux, mais en louer une partie pour rentabiliser ses locaux, ou mettre à disposer ponctuellement une salle de réunion pour d’autres confrères.

2️⃣ Réduire au contraire cette surface en mettant en place des bureaux partagés (encore quasi existants dans la profession…pour le moment !)

✅ Reconfigurer son espace de travail.

Cette nouvelle manière de travailler peut être l’occasion de transformer certains espaces de travail individuels en lieux de travail collectifs.

Ces espaces collectifs font, en effet, défaut dans l’immense majorité des cabinets précisément parce que les mètres carrés sont précieux et affectés prioritairement aux bureaux et salles de réunion.

✅ Optimiser son expérience client.

Il n’est pas non plus inintéressant de mettre en avant cette manière de travailler en termes d’image auprès des clients.

Il s’agit de montrer un exercice plus moderne de la profession, aujourd’hui dans la droite ligne de la propre politique managériale de beaucoup d’entreprises.

🔜 Toutefois, introduire du distanciel suppose des prérequis d’organisation et un accompagnement de l’équipe, ce qu’on évoquera dans le prochain post.

Avocats, Vos locaux, votre identité #14 – Le Travail Hybride / Un enjeu

Le travail hybride devient un incontournable de la marque employeur.

Les collaborateurs attendent de la flexibilité dans leur exercice, et en en font (déjà ?) un critère de sélection de leur cabinet. Les cabinets peuvent aussi en tirer des bénéfices, à condition de définir une véritable politique de mise en place du travail hybride.

▶️FOCUS : DEFINITION DU TRAVAIL HYBRIDE

Le travail hybride combine les périodes de travail en présentiel et les périodes de travail à distance, à domicile (télétravail) ou dans un autre espace adapté aux activités professionnelles (coworking, par exemple).

📝ETAT DES LIEUX: RAPPORT DES AVOCATS A LEURS LOCAUX

L’approche de leurs locaux par les avocats est ambivalente… Signe de réussite, ils pèsent corrélativement sur leurs finances.

🤔 Alors peut-on se passer de locaux ? Non de manière absolue. L’avocat se doit « physiquement » de rencontrer ses clients et d’échanger avec son équipe.

Toutefois, un mouvement vers une « délocalisation » du travail des avocats hors des cabinets semble, timidement, se dessiner, sous l’impulsion surtout de la crise sanitaire.

Ce télétravail forcé, « dégradé » pour certains, peine encore à convaincre en raison de blocages.

⭕BLOCAGES INHERENTS A LA PROFESSION

Un travail nomade est parfaitement compatible tant avec l’esprit libéral de la profession, qu’avec la nature des prestations qu’elle délivre.

Pourtant, pour l’heure, plusieurs blocages dans la profession en limite le déploiement :

1️⃣ Avant tout, la culture du présentéisme, corrélant niveau de production et de facturation à la présence physique et au contrôle des collaborateurs.

2️⃣ Faire du télétravail un « complément » naturel de la journée de travail (soir et weekend) ou pour gérer un imprévu personnel.

3️⃣ La réticence de certains ordres à sortir du cadre du cabinet « sacralisé » au prétexte de l’image et des règles déontologiques de la profession.

🔜 Dans les prochains posts, on verra quels sont les avantages de mettre en place une telle politique de travail, tout en insistant sur les conditions de sa réussite dans le respect, précisément, des contraintes de la profession.

Avocats, Vos locaux, votre identité #13 – Le Travail Hybride / Des espaces modulables

Nous poursuivons notre réflexion sur la marque employeur des avocats par le biais de l’optimisation de leur espace de travail.

▶ COMMENT MODULER SON ESPACE ?

L’espace le plus souvent loué est restreint.

Après l’optimisation des rangements (lien en commentaire ⬇), il faut penser sa surface différemment.

Il est souvent possible de déployer plusieurs fonctions au sein d’une même pièce.

Par exemple: faire de son espace cuisine aussi une salle de réunion informelle (équipe et/ou clients), voire un espace de travail ponctuel.

Ne pas hésiter aussi à jouer sur les cloisons : cloison mobile, séparation par un meuble de rangement etc…pour moduler les pièces en fonction des besoins du moment et futurs.

📈 POUR QUELS AVANTAGES ?

Le premier est le gain d’espace, mais ce n’est pas le seul.

Des espaces polyvalents peuvent être intéressants à plusieurs égards :

✅ Favoriser la créativité de l’équipe

✅ Favoriser les échanges avec les clients en sortant d’un cadre formel

✅ Créer des espaces de travail ponctuels par exemple pour un stagiaire ou un prestataire/partenaire (expert-comptable…)

📊 COMMENT PROCEDER ?

Moduler l’usage de ses espace nécessite d’instaurer quelques règles, comme par ex. :

❎ La mise en place d’un éventuel planning

❎ La conception d’une décoration adaptée aux différents usages (assises modulables, cloisons et bureaux amovibles etc…)

🔜 Enfin on évoquera dans les prochains posts un autre axe d’optimisation de l’espace, à savoir le travail hybride.

Avocats, Vos locaux, votre identité #12 – Le Travail Hybride / Des rangements optimisés

ENJEU : Le sujet des rangements est largement ignoré dans l’aménagement des locaux, ou traité par à coup.

Il peut dès lors paraître bien éloigné de notre réflexion sur la marque employeur des avocats…

Pourtant, il s’agit d’un véritable enjeu impactant la configuration et la qualité des locaux.

📝 ETAT DES LIEUX :

Bien sûr la digitalisation progresse, mais les avocats continuent de manipuler beaucoup de papier.

Les meubles de rangements sont presque toujours :

❌ Disposés dans les bureaux des collaborateurs et le secrétariat, parfois même dans les couloirs,

❌ Et empilés en fonction de l’évolution des besoins.

Dans le même temps, nombre d’avocats se plaignent de manquer de place, sans avoir toujours les moyens de déménager pour plus grand….

📊 PROCESS :

Etape 1️⃣ : On trie !

Le volume des rangements doit faire l’objet d’une véritable réflexion qui commence par trier ses dossiers en s’interrogeant sur :

✅ Ce qu’on doit conserver d’un côté, et ce qu’on peut archiver et restituer aux clients de l’autre,

✅ Ce qu’on peut ensuite digitaliser dans les dossiers en cours.

Etape 2️⃣ : On organise !

Une fois les dossiers triés, il faut engager une véritable réflexion pour déterminer leur emplacement :

❎ Est-ce qu’on les range exclusivement dans le bureau des collaborateurs et/au niveau du secrétariat?

❎ Ou peut-on optimiser des espaces vacants tel un couloir ?

❎ Ou encore envisager de créer une salle dédiée (pas nécessairement très grande mais exploitée sur toute sa hauteur et sa surface) pour libérer de l’espace dans les autres espaces ?

Etape 3️⃣ : On investit !

Enfin, il faut s’interroger sur le type de rangements et parfois réfléchir à investir dans des rangements sur mesure.

📈 AVANTAGES :

Certes lorsqu’on est locataire, on peut avoir des réticences pour des raisons de coûts.

Toutefois, optimiser ses rangements c’est optimiser sa surface, donc avoir la possibilité de :

✅ Créer un ou des bureau (x) supplémentaire (s)

✅ Créer un espace collaboratif

✅ Ou juste avoir plus d’espace dans les bureaux existants, donc plus de confort.

Et optimiser sa surface c’est gagner en :

📈 Productivité
📝 Confort
✉ Confidentialité
🔥 In fine attractivité

Pour poursuivre notre série sur l’optimisation de l’espace, on verra pour qu’on peut aussi travailler sur sa modularité 🤔

Avocats, Vos locaux, votre identité #11 – Le Travail Hybride / Comment designer son espace de travail

Dans le post précédent, on a vu qu’avant de structurer son espace, il faut au préalable auditer l’équipe (dans son ensemble) pour bien en comprendre le fonctionnement et donc les besoins.

🎯 OBJECTIF: Optimiser le travail, et donc l’expérience travail dans la droite ligne de la marque employeur.

De l’audit, il doit ressortir une typologie des espaces pertinents eu égard au fonctionnement du cabinet.

▶ Il existe deux types d’espaces : des espaces fermés et des espaces ouverts.

Ces espaces peuvent remplir une ou plusieurs fonctions, et appellent une décoration propre (tout en restant harmonieuse dans son ensemble avec l’identité du cabinet) :

❎ Espaces ouverts :

Ils sont généralement dédiés à:

➡Un usage d’accueil
➡ Un usage collaboratif, de réflexion, d’échanges, parfois informels

L’aménagement de ce type d’espace devra être propice à la réflexion : différentes assises, tables de travail modulables, paperboard, rôle de la couleurs etc…

L’intérêt de ces espaces ira grandissant concomitamment au développement du télétravail.

Le télétravail nécessite en effet de maintenir, et même de consolider, les liens entre l’équipe en trouvant des moments et des lieux spécifiques.

❎ Espaces fermés :

Ils sont généralement dédiés à:

➡ La concentration (bureau)
➡ La confidentialité (réunions clients)

Ils sont aussi souvent signe de prestige!

Leur décoration peut donc être plus neutre, selon aussi la liberté laissée par le cabinet dans la décoration de son propre espace.

Il s’agira aussi de réfléchir au type de rangements, ainsi qu’aux mobiliers et équipements adaptés à l’activité de chacun.

Par ex. on n’équipe pas une personne en contentieux de la même manière qu’une personne en conseil, ou qu’un secrétariat.

Bien sûr déployer ces différents espaces dépend de la surface de l’espace.

🔜 On verra dans les prochains posts les outils et process pour optimiser l’utilisation même de cette surface, en commençant par….la gestion des rangements 😅

Avocats, Vos locaux, votre identité #10 – Le Travail Hybride / Comment designer son espace de travail – Etape 1

Designer son espace de travail permet de le rendre plus attractif et fonctionnel, participant ainsi à travailler sa marque employeur.

👉FOCUS / DEFINITION DU DESIGN :
Le design cherche à créer des nouveaux outils ou environnements à la fois esthétiques et adaptés à leurs fonctions.

Appliqué à l’aménagement de l’espace de travail, il implique de réfléchir l’espace comme un outil de gestion des équipes, de communication et de rentabilité financière pour l’entreprise.

Et pour la profession, dans le respect bien sûr de sa déontologie.

🤔COMMENT DESIGNER SON ESPACE DE TRAVAIL ?
Il faut prendre le temps de comprendre le fonctionnement de l’équipe… dans son ensemble !

Les associés n’en connaissent pas, en effet, tous les rouages !

Cet audit permettra d’identifier la typologie des espaces pertinents, ce que l’on verra dans le prochain post.

▶ Auditer l’équipe, c’est en comprendre le fonctionnement selon le profil et l’activité de chaque membre, notamment :

➡ Pour les collaborateurs/associés/secrétariat, c’est répertorier entre autres :
– Niveau d’expérience
– Activité
– Clientèle personnelle ou non
– Télétravail

Ces sujets impactant l’autonomie, le temps de présence utile au cabinet et donc les besoins d’occupation de l’espace.

Ces sujets impactant l’autonomie, le temps de présence utile au cabinet et donc les besoins d’occupation de l’espace.

➡ Projet à terme de recrutement et/d’association

➡ Accueil de stagiaire (s)

A ne pas négliger surtout si on veut les recruter dans un contexte de recrutement tendu….

➡ Répartition entre les activités de conseil et de contentieux

Ce sujet impactant notamment, le temps de présence, le volume de rangements nécessaires, ainsi que le mobilier adapté.

➡ Dossiers transversaux

Réunir des équipes différentes au sein du cabinet ou de cabinets tiers nécessite un espace de réunion qui ne soit pas nécessairement celui réservé aux clients, ni le bureau de l’associé en charge.

➡ Accueil des clients

Quelle est la pratique des associés : en salle de réunion ou dans leurs bureaux ?

➡ Degré de digitalisation des dossiers

🎯 OBJECTIFS : Cet audit permet de comprendre les besoins précis de l’équipe, et de faire des préconisations en termes d’agencement, de mobiliers, de répartition des collaborateurs dans les bureaux etc.

Il permet aussi, parfois, de faire remonter des sujets d’insatisfaction, plus aisés à évoquer dans ce cadre, qu’en tête à tête avec son associé…

🔜 Dans le prochain post, on expliquera comment, une fois les besoins de fonctionnement identifiés, structurer son espace pour y répondre efficacement.

Avocats, Vos locaux, votre identité #9 – Valorisez vos locaux

Nous poursuivons notre réflexion sur le concept de marque employeur appliqué aux cabinets d’avocats.

Nous avons vu tout l’intérêt en termes d’attractivité d’un aménagement réfléchi, et comment précisément le penser de manière pertinente en s’attachant à son identité.

Intégrer cette réflexion n’est toutefois que le premier niveau de cette réflexion globale sur l’aménagement de son espace de travail.

🤔 Encore faut-il ensuite réfléchir à son agencement, autrement dit à la répartition de l’espace en fonction des besoins identifiés.

Cette réflexion je la déroulerai lors de prochains posts.

⏩ Dans le post d’aujourd’hui j’avais envie d’arriver directement au résultat, à la satisfaction de communiquer sur son nouvel espace, de valoriser l’investissement ainsi réalisé. 🙄 En principe du moins …… car même les cabinets ayant opté pour une décoration pointue ne communiquent pas sur celle-ci.

Parfois, la qualité des lieux et de la décoration est montrée, mais quasi rien sur le sens de ceux-ci. Quelle occasion manquée !

ALORS POURQUOI NE PAS COMMUNIQUER SUR SON NOUVEL ESPACE DE TRAVAIL ?

Quelques éléments de réponse (au-delà de la question de la confidentialité) :

❌ Les cabinets n’y pensent pas

❌ Ou ils y pensent mais selon eux cela n’apporterait rien de plus à leur image au sens de compétence

❌ Cela pourrait même donner une image parfois décalée par rapport à l’image classique de la profession

❌ Davantage, montrer de nouveaux locaux pourrait signifier, aux yeux de certains clients, des honoraires augmentés

Pourtant les clients, et bien sûr les candidats, attendent un exercice plus moderne, plus proche de leur propre modèle.

❎ MAIS COMMENT COMMUNIQUER ?

Quelques propositions :

✅ Actualiser son site internet : par ex. montrer son équipe dans sa nouvelle salle de réunion, plutôt que sur un fond blanc…

✅ Organiser des évènements de type vernissages, petits déjeuners…

❎ Organiser des conférences

🎯 POUR QUELS RESULTATS ?

Cette pratique ne peut que renforcer les relations nouées par les cabinets :

➡ Avec les clients qui doivent concevoir l’espace du cabinet comme partie intégrante de leur relation de travail avec leur conseil.

➡ Avec l’équipe et les candidats qui doivent concevoir l’espace de travail proposé comme un facteur d’attractivité et une partie intégrante de la qualité de leur collaboration.

🔜 Dans les prochains posts, je vous détaillerai comment agencer son espace de travail.

Avocats, Vos locaux, votre identité #8 – Exemple d’une décoration de cabinet pertinente

Dans mon précédent post, j’ai expliqué l’importance d’aligner sa décoration sur son identité, au-delà de sa seule image.

🎯 OJECTIFS :
Les clients comme les candidats doivent « retrouver » l’avocat dans son espace de travail.

Cet espace reflète, même inconsciemment, sa manière de travailler et même d’être.

🎬 EXEMPLE CONCRET:
J’ai travaillé pour les bureaux principal et secondaire d’un cabinet spécialisé en droit du travail, du sport, des sociétés et de la famille.

La décoration a été conçue autours deux critères principaux :

▶ Retrouver la charte graphique du cabinet avec la réalisation d’un papier peint sur mesure intégrant un cabochon rose vif reprenant une couleur de son logo

▶ Retrouver l’univers du sport avec une sélection de photos et d’objets.

Dont le fameux sac de sport qui a conquis le client 🥊

Le sport représente aussi des valeurs de discipline, de dépassement et de solidarité, qui font écho y compris auprès de clients qui ne consultent pas dans ce domaine.

Crédit papier peint : Audrey Mercier qui a fait un avant/après top 👌 pour le bureau principal
Crédit photo n°1 et n°2 : @mariedubrulle.studio